Chi phí đóng gói mỗi đơn hàng bao nhiêu là hợp lý? Cách tính và tối ưu cho shop

Nhiều chủ shop nắm rất rõ giá nhập hàng, phí sàn, phí vận chuyển, nhưng lại ước lượng chi phí đóng gói theo cảm tính. Khi đơn hàng nhiều lên, những khoản vài trăm đến vài nghìn đồng mỗi đơn cộng lại thành một con số đáng kể. Ngược lại, cắt giảm quá tay lại khiến tỷ lệ hàng hỏng tăng, chi phí hoàn đơn còn cao hơn khoản tiết kiệm được.

Bài viết này hướng dẫn cách tính chi phí đóng gói mỗi đơn và những cách tối ưu thực tế, không đánh đổi chất lượng bảo vệ hàng hóa.

Chi phí đóng gói gồm những khoản nào?

Chi phí đóng gói mỗi đơn thường gồm 5 phần:

• Bao bì chứa: túi, hộp hoặc thùng dùng để đựng hàng.
• Lớp đệm bảo vệ: xốp hơi, xốp PE Foam hoặc vật liệu độn khác.
• Vật tư niêm phong: băng keo, tem niêm phong, keo dán túi.
• Tem nhãn, in ấn: nhãn người nhận, tem thương hiệu, thiệp cảm ơn.
• Nhân công và hao hụt: thời gian đóng gói, vật tư bị lãng phí hoặc đóng sai phải làm lại.

Công thức tính chi phí đóng gói mỗi đơn

Chi phí đóng gói/đơn = Bao bì + Lớp đệm + Vật tư niêm phong + Tem nhãn + Nhân công và hao hụt

Để có con số đáng tin, hãy lấy tổng chi phí vật tư trong một tháng chia cho số đơn đã gửi, thay vì chỉ cộng giá từng món rời rạc, vì cách này đã bao gồm cả phần hao hụt.

Ví dụ minh họa (số giả định)

Giả sử một shop bán mỹ phẩm, mỗi đơn gồm 1–2 sản phẩm:

Số liệu chỉ để minh họa cách tính, không phải bảng giá của Việt Nhật IPT. Mỗi shop cần thay bằng số thực tế của mình.

Bao nhiêu thì hợp lý?

Không có một con số chung cho mọi ngành, vì giá trị đơn hàng và mức độ dễ vỡ khác nhau rất nhiều. Cách thực tế hơn là so sánh chi phí đóng gói với giá trị trung bình mỗi đơn, rồi tự đặt mức mục tiêu cho từng nhóm hàng. Hãy theo dõi cùng lúc hai chỉ số:

• Tỷ lệ chi phí đóng gói trên giá trị đơn (để kiểm soát chi phí).
• Tỷ lệ đơn hỏng, hoàn, đổi trả vì lỗi đóng gói (để kiểm soát chất lượng).

Chi phí đóng gói thấp nhưng tỷ lệ hỏng cao không phải là tiết kiệm; chi phí quá cao với hàng ít rủi ro cũng là lãng phí.

6 cách tối ưu chi phí đóng gói mà không giảm chất lượng

1. Chuẩn hóa 2–3 kích thước bao bì

Quá nhiều kích thước làm khó quản lý kho và dễ đóng sai cỡ. Gom sản phẩm thành 2–3 nhóm kích thước và chọn bao bì tương ứng.

2. Đặt bao bì theo kích thước sản phẩm

Với dòng hàng bán đều, túi đúng kích thước giúp giảm lượng vật liệu độn và gói hàng gọn hơn. Việt Nhật IPT nhận gia công túi theo kích thước yêu cầu.

3. Phân loại mức bảo vệ theo từng nhóm hàng

Hàng dễ vỡ cần lớp đệm dày hơn, hàng nhẹ ít rủi ro có thể đóng gọn hơn. Tránh dùng chung một cách đóng cho tất cả.

4. Mua theo kế hoạch, không mua gấp

Mua vật tư vào mùa cao điểm thường bị động về nguồn hàng và tiến độ. Dự trù lượng dùng theo tháng và đặt trước giúp chủ động hơn.

5. Đo lường hao hụt

Ghi lại số lượng vật tư xuất kho và số đơn thực tế để phát hiện chênh lệch, từ đó điều chỉnh thao tác đóng gói.

6. Làm việc trực tiếp với nhà sản xuất

Nhập từ đơn vị sản xuất giúp bạn trao đổi trực tiếp về quy cách, số lượng và xuất hóa đơn VAT rõ ràng, thuận tiện cho kế toán.

Câu hỏi thường gặp

Có nên in thương hiệu lên bao bì không?

Bao bì in logo giúp tăng nhận diện, nhưng thường đi kèm số lượng đặt tối thiểu. Nếu shop còn nhỏ, bạn có thể bắt đầu bằng tem nhãn hoặc thiệp cảm ơn, rồi in bao bì khi sản lượng ổn định.

Khi nào nên đặt số lượng lớn?

Khi bạn đã chốt được quy cách đóng gói ổn định và sản lượng dùng đều mỗi tháng. Trước đó, hãy đóng thử đơn mẫu để tránh đặt nhiều rồi phải đổi quy cách.